Gäste-Journey-Übersicht

Aktualisiert am 2026-08-17

Die Seite Verwaltung → Automatische Nachrichten zeigt nicht länger eine langweilige Tabelle, sondern eine visuelle Gäste-Journey-Timeline — vom Moment, in dem jemand bucht, bis nach der Abreise.

Wie liest man das?

Sie sehen eine vertikale Linie mit Lifecycle-Stufen:

• 🎫 Gast bucht
• 💳 Zahlung erhalten (Anzahlung oder direkt vollständig)
• ✅ Vollständig bezahlt (Restbetrag)
• 📅 X Tage vor Anreise (Pre-Arrival, Payment Reminder)
• 🏠 Anreisetag
• ⭐ X Tage nach Abreise (Bewertungsanfrage)
• ⏱️ Buchung verfällt (nicht bezahlt)
• ❌ Buchung storniert

An jeder Stufe hängen die Automatisierungen als Karten:

• 🟢 grüner Punkt = aktiv
• ⚫ grauer Punkt = inaktiv (pausiert)
• Blaues Template-Badge (booking-confirmed, booking-fully-paid, …)
• Kanalfilter in Klartext ("Nur: direct, website" oder "Alle außer: booking.com, airbnb")
• 🔒 Badge, wenn der Zahlungslink ausgeblendet wird (OTA-Buchungen)

Stufen ohne Automatisierung zeigen einen grauen "Keine E-Mail konfiguriert"-Platzhalter — so sehen Sie sofort, wo Lücken in Ihrem Flow sind.

Sie starten nicht mit einem leeren Plan: Jede neue Umgebung erhält sofort ein Standard-Set von sieben Nachrichten (Bestätigung direkt und über OTA, Zahlung erhalten, Zahlungserinnerung, Pre-Arrival, verfallene Buchung, Stornierung). Sie können sie anpassen, deaktivieren oder ergänzen — aber ab dem ersten Tag bekommen Ihre Gäste eine Bestätigung.

WhatsApp auf der Timeline

Neben den E-Mail-Karten hangen an manchen Stationen auch WhatsApp-Karten. Sie sind in BedFlow eingebaut — Sie erstellen sie nicht selbst — aber ihren Text passen Sie unter Nachrichtenvorlagen an.

Zwei davon gehen automatisch an Ihren Gast:

• Pre-Arrival, 2 Tage vor Anreise um 10:00 — Check-in-Zeiten plus der Link zu seiner personlichen Gastseite. Fur jede Buchung, auch die aus Cubilis, Hostaway oder einer OTA-Verbindung.
• Willkommen am Anreisetag, um 09:05, direkt nach der Willkommensmail von 09:00. Diese folgt Ihrer Willkommensmail: ist jene Automatisierung am Anreisetag aus, geht auch kein WhatsApp raus. So bleibt die Timeline verlasslich.

Beide gehen nur raus, wenn Ihre Unterkunft eine WhatsApp-Verbindung hat und der Gast eine Mobilnummer. Stellt sich heraus, dass eine Nummer nicht bei WhatsApp ist, merkt BedFlow sich das statt es jedes Mal erneut zu versuchen — Sie sehen dann eine Warnung an der Buchung. Das Willkommens-WhatsApp konnen Sie auch einzeln mit dem Button in der Zimmerubersicht senden.

Neue Automatisierung hinzufügen

Klicken Sie oben rechts auf Neue Automatisierung. Sie gelangen in einen 5-Schritte-Wizard:

1. Wann? — Trigger-Typ wählen (booking_created, payment_received, days_before_arrival, …)
2. Für welche Buchungen? — Kanäle include/exclude (leer lassen für alle)
3. Welche E-Mail? — Vorlage aus dem Katalog wählen
4. Optionen — Aktiv-Toggle, Zahlungslink ausblenden (für OTA), Zahlungsfrist ausblenden, Reihenfolge
5. Zusammenfassung — Live-Grünkarte, die in einem Satz zeigt, was passieren wird. Ändert sich, während Sie anpassen.

Beispiel-Zusammenfassung:

"🎫 Bei Buchungserstellung → sende Booking Confirmed — nur für direct, website (ohne Zahlungslink)"

Aktiv vs. inaktiv

Jede Regel hat einen Aktiv-Toggle. Standardmäßig sind Regeln inaktiv, wenn ich sie für Sie anlege — so können Sie zuerst den Inhalt prüfen (über E-Mail-Vorlagen), bevor sie live gehen.

Es wird keine E-Mail versendet, solange die Regel inaktiv ist.