Facturatie — proforma, definitief, PDF, UBL

Bijgewerkt op 2026-08-17

BedFlow genereert automatisch proforma facturen bij elke boeking. Na vertrek wordt dat omgezet naar een definitieve factuur die kan gepusht worden naar Yuki (boekhouding) en optioneel via Peppol (voor B2B).

Proforma factuur

Gegenereerd zodra een boeking wordt aangemaakt (via de widget, een handmatige boeking of een kanaal)
Bevat: boekingsreferentie, gast, periode, nachten × prijs, extras, toeristentaks, totaal
De status toont onbetaald, gedeeltelijk betaald of betaald, afhankelijk van wat de gast al betaalde
De PDF wordt automatisch aangemaakt en veilig bewaard in je BedFlow-administratie

Definitieve factuur

Na check-out wordt de proforma omgezet naar factuur. Dit kan:

Manueel via de admin ("Finaliseer factuur")
Automatisch — BedFlow finaliseert elke avond rond 23:30 de facturen van afgesloten verblijven

De definitieve factuur krijgt een volgnummer uit de factuurreeks en wordt onveranderlijk bewaard (alleen betalingen toevoegen nog mogelijk).

PDF + UBL

PDF: de visuele factuur zoals je gast 'm ontvangt
UBL (Universal Business Language XML): voor Peppol en e-facturatie. BedFlow maakt dit elk uur automatisch aan voor nieuwe facturen

Download beide via de downloadknop op de factuur detailpagina.

Yuki push

BedFlow stuurt elke 2 uur automatisch nieuwe definitieve facturen naar jouw Yuki administratie.

B2C facturen → gewoon ingediend
B2B facturen (met btw-nummer) → ook via Peppol (zet daarvoor de Peppol-schakelaar aan bij Instellingen → Integraties)

Facturen die al in Yuki staan, worden niet nog eens verstuurd.

Negatieve facturen (creditnota's)

BedFlow ondersteunt creditnota's (bv. bij annulering met gedeeltelijke terugbetaling). De bijhorende uitbetaling wordt automatisch op het IBAN van de debiteur gezet — ontbrekend IBAN blokkeert de uitbetaling tot admin 'm aanvult.

Payment reconciliation

CODA-exports van je bankaccount worden elke 2 uur automatisch gematcht met openstaande facturen, op basis van de gestructureerde mededeling of betaalreferentie. Split payments over meerdere facturen worden ondersteund.